Zakaz wykonywania replik dokumentów to koniec kradzieży tożsamości?

• Casus: pojęcie dokumentów publicznych obejmuje:
  • prawo jazdy,
  • dowód osobisty,
  • paszport,
  • dowód rejestracyjny pojazdu,
  • książeczka żeglarska,
  • dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, np. akt urodzenia, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa,
  • legitymacje funkcjonariuszy służb,
  • dokumenty uprawniające do wykonywania zawodu lekarza.

Kopie naszych dokumentów często są wykonywane przez banki. W ocenie Prezesa UODO taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej.

• Podstawa prawna: USTAWA z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (j. Dz. U. z 2020 r. poz. 725, 1517)
• Uzasadnienie: Ustawa o dokumentach publicznych zakazuje wykonywania i handlu replikami np. dowodów osobistych lub praw jazdy. Zdaniem UODO nie każda kopia dokumentu publicznego będzie miała cechy autentyczności, nie mniej podmiot, który skopiuje np. dowód osobisty może odpowiadać za przetwarzanie zbyt szerokiego zakresu danych osobowych.
• Każdemu, kto wykona, sprzeda lub będzie posiadł w celu zbycia replikę dokumentu publicznego będzie groziła kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. A taką repliką będzie kopia lub odwzorowanie np. dowodu osobistego czy prawa jazdy o wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego.
• W ocenie UODO większość podmiotów, które często chcą wykonywać kserokopie naszych dokumentów nie mogą tego uzasadniać takim celem, jakim jest np. zawarcie umowy.
• Przykładowo firma telekomunikacyjna ma w Prawie telekomunikacyjnym wskazany obwiązek przetwarzania danych na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Musi zatem pamiętać, że może przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. Tymczasem w nowych dowodach osobistych widnieją dane, które są zbędne dla potrzeb zawarcia umowy, jak np. nasz wizerunek, płeć, obywatelstwo. Ponadto w starszych dokumentach dodatkowo był podany nasz wzrost i kolor oczu, a informacje te nie są potrzebne przedsiębiorcy. 
• Wykonania ksero naszego dowodu nie można tłumaczyć także celem, jakim jest ewentualne dochodzenie roszczeń np. za zniszczony, skradziony sprzęt z wypożyczalni np. łódek, nart czy samochodów. Do realizacji takiego celu wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych, jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości bądź PESEL. I wystarczy je po prostu spisać z okazanego dokumentu. Należy przy tym pamiętać, że gdy ustanie cel uzasadniający przetwarzanie tych danych, administrator powinien je usunąć – np. zwrócić formularz, na którym spisał takie dane, ich posiadaczowi.
• Wniosek: Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów, które na podstawie tej ustawy są uprawnione do kopiowania dokumentów tożsamości, są m.in.: banki,, firmy ubezpieczeniowe, kantory, czy nawet notariusze. A tak może być, gdy miały podejrzenie co do legalności wykonywanych transakcji, czy operacji finansowych.

O ile ustawa ta pozwala kopiować dokumenty w celu, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa finansowego, to wymienione w tych regulacjach podmioty, nie mogą robić np. kserokopii dokumentów tożsamości w innych celach.